חשבוניות ישראל, מספר הקצאה לצרכי מע"מ: מדריך מעשי לבעלי עסקים

בתחילת שנת 2024 החלה רשות המיסים ביישום מודל משמעותי המשנה את הדרך בה עסקים בישראל מפיקים ומקבלים חשבוניות מס. המודל, המוכר בשם "חשבוניות ישראל" נועד להגביר את השקיפות ולצמצם את תופעת החשבוניות הפיקטיביות, אך הוא דורש מבעלי העסקים היערכות טכנית ותפעולית חדשה.

מהו "מספר הקצאה" ומה תפקידו?

מספר הקצאה הוא קוד אישור ייחודי המונפק על ידי שרתי רשות המיסים בזמן אמת עבור כל חשבונית מס העולה על סכום מסוים. המטרה היא לוודא כי העסקה מדווחת לרשויות כבר ברגע היווצרותה. ללא מספר זה המופיע על גבי החשבונית, הלקוח (במידה והוא עסק) לא יוכל לקזז את מע"מ התשומות בגין הרכישה.

לוח הזמנים וסכומי הסף ליישום

המודל מיושם בהדרגה לאורך מספר שנים. ככל שהזמן עובר, רף הסכום יורד ויותר עסקאות נכנסות תחת חובת הדיווח בזמן אמת:

שנה	סכום העסקה (לפני מע"מ) המחייב מספר הקצאה	הנחיות לעסק
1 בינואר, 2024	25,000 ש"ח ומעלה	חובת דיווח וקבלת אישור לעסקאות גדולות בלבד.
1 בינואר, 2025	20,000 ש"ח ומעלה	הרף יורד; יש לוודא עדכון תוכנה תואם.
1 בינואר, 2026	10,000  ש"ח ומעלה	המודל מתרחב לעסקאות בטווח הבינוני.
1 ביוני 2026	5,000  ש"ח ומעלה	חובת הקצאה על מרבית העסקאות המשמעותיות.

כיצד עובד התהליך בפועל?

התהליך הופך לחלק בלתי נפרד משגרת הנהלת החשבונות של העסק:

1. הפקת המסמך: בעל העסק מפיק חשבונית מס בתוכנה המאושרת על ידו.

2. שידור הנתונים: התוכנה שולחת בקשה אוטומטית לשרתי רשות המיסים.

3. קבלת אישור: המערכת מחזירה מספר הקצאה ייחודי תוך שניות בודדות.

4. חתימת המסמך: מספר ההקצאה מודפס על החשבונית שנשלחת ללקוח.

השוואה: המצב הישן מול עידן הדיווח בזמן אמת

מאפיין	ניהול חשבוניות מסורתי	מודל "חשבוניות ישראל"
קיזוז מע"מ תשומות	מתבצע על סמך מסמך תקין בלבד.	מותנה בקיומו של מספר הקצאה תקף.
קשר עם רשות המיסים	דיווח תקופתי (חודשי/דו-חודשי).	אישור מקוון בזמן אמת לכל עסקה גדולה.
בקרה ומניעת טעויות	בדיקה בדיעבד ע"י רואה החשבון.	בקרה מוקדמת המונעת רישום חשבוניות פסולות.

שאלות ותשובות נפוצות

מה עושים במקרה של תקלה טכנית או אי-זמינות של האינטרנט?

רשות המיסים הגדירה נהלים למצבי "חירום". רק במקרה של תקלה בשרתי הרשות, ניתן להפיק חשבונית ללא מספר הקצאה ולדווח עליה בדיעבד לאחר חזרת המערכת לפעילות, ללא פגיעה בזכויות קיזוז המע"מ של הלקוח.

בכל מקרה של תקלה טכנית אצל העוסק, עומדות בפני העוסק 3 חלופות:

1. לבקש מספר הקצאה באמצעות היישום העצמאי (באזור האישי של רשות המיסים).

2. להמתין במסגרת הזמן המותר בחוק (עד 14 יום מיום החיוב במס) עד תיקון הכשל, ורק אז להוציא חשבונית.

3. להוציא את החשבונית ללא מספר הקצאה, ולבקש מספר הקצאה בדיעבד כאשר יתוקן הכשל.

•    נזכיר כי ישנה אפשרת  לקבל מספרי הקצאה עבור מקבץ חשבוניות, כך שאפשר להעביר את הבקשה בצורה מרוכזת.

האם המודל רלוונטי לעוסקים פטורים?

לא. מאחר שעוסק פטור מפיק קבלות ואינו מחייב במע"מ, הוא אינו נדרש לבקש מספר הקצאה. המודל רלוונטי לעסקאות שבהן מופקת חשבונית מס בין עוסקים (B2B).

איך מוציא החשבונית מבקש מספר הקצאה?

ניתן לבקש מספר הקצאה באחת משתי הדרכים הבאות:

באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות:

הפעולה תתבצע אוטומטית מהתוכנה, במהלך הרגיל של הפקת חשבונית המס, ובתנאי שהספק משתמש בגרסה עדכנית של תכנת הנהלת חשבונות שקיבל/רכש מבית התכנה. ממפיק החשבונית לא נדרש כל שינוי התנהלות לעומת המצב טרם החוק.

 בקשה שמוגשת עצמאית דרך האתר ברשות המסים:

לאחר הזדהות באתר רשות המיסים, יש לכלול בבקשת ההקצאה את: מספר העוסק מורשה של הלקוח, הסכום לפני מע"מ, סכום המע"מ ומספר החשבונית עליה יירשם מספר ההקצאה. להחלטת מפיק החשבונית - ניתן לציין גם את פרטי העסקה.

מספר ההקצאה יינתן רק כאשר נתוני החשבונית "תקינים" כהגדרתם בדיווח המפורט (תאריך תקין, ספרת ביקורת של הלקוח, וכד').

מהי האחריות של מקבל החשבונית?

האחריות של הלקוח היא לוודא כי בחשבונית שקיבל (מעל סכום הסף) מופיע מספר הקצאה וכי מספר ההקצאה הוקצה על ידי מע"מ,  ללא המספר, לא ניתן יהיה לקזז את המע"מ בדוח התקופתי, מה שעלול להוביל להפסד כספי של 18% משווי העסקה.

חשוב לציין, לאחרונה גוברת תופעה של מספרי הקצאה מזויפים, לכן חשוב לוודא כי מספר ההקצאה הוקצה על ידי מע"מ.

איך הלקוח יכול לוודא שהמספר שמופיע על החשבונית הוקצה על ידי מע"מ?

הלקוח יוכל לוודא שמספר ההקצאה שעל החשבונית אכן הוקצה ע"י מע"מ, בכניסה בהזדהות ליישום ייעודי ששע"ם העמיד לרשות העוסקים. רק העוסק (כלקוח) ומי שקיבל הרשאה מטעמו יוכלו לראות חשבוניות שהספק הוציא עבור אותו לקוח בלבד.

מספר ההקצאה (9 ספרות) יופיע ע"ג החשבונית, רצוי מתחת למספר האסמכתא, לבחירת העוסק: בעמוד הראשון או בכל העמודים.

מספר ההקצאה הינו רנדומלי (ללא ספרת ביקורת) ומייד עם קבלתו אצל הספק, יופיע גם באזור האישי של הלקוח.

האם יש עלות לקבלת מספר הקצאה בחשבוניות ישראל?

השירות מטעם רשות המיסים ניתן בחינם. עם זאת, ייתכן שספקי תוכנות הנהלת החשבונות יגבו דמי שירות או עדכון עבור החיבור הטכני למערכת הממשלתית.

האם מותר לבקש מספק הקצאה בדיעבד, גם לאחר שהחשבונית נמסרה ללקוח? ואיך למסור את המספר ללקוח?

ניתן להגיש בקשה למספר הקצאה עד שנה לאחר תאריך החשבונית, אולם עד קבלת מספר זה - הלקוח לא יוכל להזדכות על המע"מ.

יודגש כי ככל שהחשבונית נושאת תאריך מוקדם מ 6 חודשים, ניתן לדרוש אותה כתשומה אך ורק לאחר בקשה מיוחדת למע"מ.

ככל ומדובר בחשבונית מפנקס, הלקוח יקבל מהספק את מספר ההקצאה בכל דרך שיבחר - מייל, טלפון או דרך היישום, וירשום את המספר ע"ג חשבונית המקור שקיבל מהספק.

ככל שהספק שולח ללקוח העתק לחשבונית ממוחשבת, מלבד הוספת מספר ההקצאה וכותרת "העתק" - הספק לא ישנה את מסמך חשבונית המקור. הספק מורשה להוסיף לרשומת החשבונית בקובץ הקבוע את שדה מספר ההקצאה.

אין להוציא מסמך מקור חדש הכולל את מספר ההקצאה אלא להפיק העתק שיכלול גם את מספר ההקצאה.

הלקוח נדרש לשמור הן את מסמך המקור והן את מסמך ההעתק.

צ'ק ליסט לסיכום: כך תכינו את העסק שלכם לחשבוניות ישראל

• רישום במערכת ההזדהות הלאומית: וודאו שיש לכם גישה לאזור האישי ברשות המיסים.

• בדיקת תאימות התוכנה: וודאו שתוכנת הנהלת החשבונות שלכם תומכת במודל ההקצאות.

• הסמכת המייצג: וודאו כי רואה החשבון שלכם מורשה לפעול בשמכם במערכת "חשבוניות ישראל".

• הדרכת צוות : וודאו שכל מי שמפיק חשבוניות בעסק מכיר את הסכומים החדשים.

זקוקים לעזרה בהתאמת העסק לדרישות החדשות? אנו כאן כדי ללוות אתכם בתהליך

אצלנו, במשרד רואה חשבון דוד הופמן, אנו שמים דגש על יישום טכנולוגיות מתקדמות שמייעלות את חיי הלקוח ומבטיחות עמידה מלאה בדרישות החוק. כחלק מהשירות המקיף שאנחנו מספקים, אנו מציעים פתרונות דיגיטליים מתקדמים להפקת חשבוניות ישראל, מערכת חדשנית שמאפשרת ללקוחות להפיק חשבוניות, לבקש מספרי הקצאה מרשות המסים ולבדוק את תקינותם באופן מאובטח, אוטומטי וישיר מול רשות המסים.

במערכת שלנו הלקוחות משתמשים באפליקציה ייעודית להפקת חשבוניות ישראל שמתחברת באופן מאובטח לאזור האישי שלהם באתר רשות המסים. באמצעות החיבור הדיגיטלי הזה ניתן לבקש באופן אוטומטי מספר הקצאה לחשבונית מס מיד עם הפקתה, בהתאם לדרישות מודל חשבוניות ישראל, המחייב קבלת מספר הקצאה לחשבוניות מעל לתקרות שנקבעו בחוק לצורך קיזוז מע״מ.

כמו כן, גם במקרה שבו הלקוח מעלה חשבוניות קיימות עם מספרי הקצאה שכבר התקבלו, המערכת שלנו מבצעת בדיקה מלאה של מספר ההקצאה מול רשות המסים ומוודאת שהוא תקין ומתאים לפרטי החשבונית. כך הלקוח נהנה משקט תעשייתי ועמידה בדרישות החוק, ללא צורך בפעולות ידניות מול הגופים הרגולטוריים.